Une bonne préparation garantit une visite efficace et limite les risques de non-conformité ou de retards.
1. Préparation des documents
- Registre de sécurité
Assurez-vous que le registre de sécurité de l’entreprise est à jour et disponible. Ce registre doit contenir toutes les informations relatives aux vérifications antérieures (rapports de contrôle, fiches de maintenance, etc.). - Dossiers techniques des équipements
Fournir les dossiers techniques (manuel d’utilisation, fiches techniques, certificats de conformité) pour chaque appareil ou installation concerné(e) par la VGP. - Historique des vérifications
Ayez à disposition les rapports des dernières VGP, si disponibles. Cela aide le contrôleur à voir l’historique des non-conformités ou des remarques passées. - Attestations de conformité
Si des équipements ont été modifiés ou réparés récemment, les attestations ou certificats de conformité doivent être disponibles pour montrer que les interventions ont été réalisées dans les règles de l’art.
2. Accessibilité des équipements
- Accès aux appareils
Assurez-vous que tous les équipements à vérifier sont accessibles.
Cela peut inclure de :- Dégager les zones de travail pour que le contrôleur puisse approcher facilement les machines ou installations.
- Préparer les équipements de levage pour être mis en fonctionnement (ponts roulants, chariots élévateurs, etc.).
- Nettoyer les équipements et installations afin de permettre un examen adéquat des éléments.
- Assurer un éclairage adéquat des lieux où les équipements sont situés.
- Sécuriser la zone ! Surtout si les équipements se trouvent dans des zones à risques ou nécessitant des accès restreints.
3. Personnes responsables présentes sur place
- Responsable technique ou opérateurs
Il est recommandé qu’une ou plusieurs personnes responsables des équipements (opérateur, technicien ou responsable technique) soient présentes pendant la vérification.
Ces personnes doivent :- Pouvoir expliquer le fonctionnement des machines si nécessaire.
- Assurer la manipulation des équipements pendant le contrôle (mise en marche, changement de position, etc.).
- Avoir délégation de pouvoir pour signature des rapports
- Accès à certains locaux ou équipements spécifiques
S’assurer que les clefs ou accès aux zones sécurisées sont disponibles.
4. Planification des arrêts de production (si nécessaire)
- Arrêts temporaires
Si les vérifications concernent des équipements essentiels au fonctionnement de la production, il est important de planifier des arrêts momentanés ou de prévenir les équipes concernées. - Coordination
Assurer une coordination pour limiter les interruptions de travail et éviter les retards dans les activités de l’entreprise pendant la vérification.
5. Informations sur les risques spécifiques
- Fiches de sécurité
Si des installations ou des équipements présentent des risques spécifiques (chimiques, électriques, etc.), fournir les fiches de sécurité ou les protocoles à suivre au contrôleur. - Plans d’évacuation et de sécurité
Avoir à disposition les plans de sécurité (en cas de zones à risques) et s’assurer que le personnel connaît les consignes en cas d’urgence. Si une visite préalable spécifique devait être programmée (pour PDP etc.), informer notre société dès l’élaboration du devis afin d’en tenir compte.
6. Disponibilité des moyens de manutention et d’accès
- Chariots élévateurs ou nacelles
Si le contrôle nécessite l’utilisation de nacelles ou de moyens de levage (par exemple, pour accéder à des points en hauteur), s’assurer que ces outils sont disponibles et en bon état. - Personnel habilité à manipuler ces outils
Il est important d’avoir sur place des opérateurs qualifiés pour manipuler ces moyens de manutention pendant l’inspection.
7. Vérification des installations électriques ou hydrauliques (si applicable)
- Si la VGP concerne des installations spécifiques comme les systèmes électriques, équipements sous pression ou circuit hydraulique, il peut être nécessaire de :
- Organiser un accès sécurisé aux tableaux électriques, compresseurs, et autres installations concernées.
- Préparer les éventuels schémas ou plans des circuits électriques ou hydrauliques.
8. Disponibilité des équipements de protection individuelle (EPI)
- EPI pour le contrôleur
Le client doit s’assurer que le contrôleur dispose des équipements de protection individuelle (EPI) nécessaires pour accéder aux zones sensibles (casque, chaussures de sécurité, gants, etc.). - Si des EPI spécifiques sont requis pour certaines zones (exemple : masques anti-poussière, oxygénomètre, explosimètre, détecteur de gaz et autres appareils de mesure spécifique …), les fournir ou prévenir le contrôleur avant la visite.